¿Cómo hacer una política de privacidad para tu empresa? [2020] (2022)

La transformación digital ha prendido las alarmas de todos los países del mundo sobre las prácticas digitales donde se entremeten los datos de clientes, proveedores, colaboradores, entre otros.

Y es que, estos datos, son el reflejo de nuestra identidad, por ello deben ser protegidos.

Un dato interesante sobre la política de privacidad es que las leyes que consagran el derecho al resguardo de datos personales son relativamente recientes.

De hecho, la más antigua de Latinoamérica se dio en Uruguay en 1967. A pesar de que la Declaración Universal de los Derechos Humanos fue puesta en marcha en 1948, donde se plasma el derecho a tener una identidad y protegerla.

Ahora bien, debemos tener en cuenta que vivimos en una era plagada de datos e información, donde la privacidad digital ya no es una adición, sino un requisito fundamental.

En este sentido, las empresas, sea cual sea su campo, si requieren utilizar datos de los usuarios es imperante que lo hagan a través de una política de privacidad.

Pero, empecemos por el principio.

¿Qué es una política de privacidad y cómo está compuesta?

La política de privacidad, es un documento o ciertas declaraciones hechas por un sitio web, — también llamada “Términos y Condiciones” erróneamente— donde se plasman las prácticas y procesos adoptados dentro de una página para darle al usuario toda la transparencia en relación con los datos que usa.

Esto, le informa al visitante o al cliente potencial sobre todas las direcciones, garantías, formas de utilización, datos reconocidos y el procesamiento que aplica con respecto a la información personal.

(Video) 🔥 Cómo crear las POLÍTICAS DE PRIVACIDAD para tu PÁGINA WEB 🔥 Tutorial 2020

Comúnmente, estos sitios o proveedores de aplicaciones, a la hora del registro, les piden a los usuarios que lean y aprueben la política de privacidad para hacer uso de sus servicios.

Es decir, que no puedes utilizar su plataforma a menos que des el visto bueno a sus términos.

Ahora bien, no en todos los contextos la política de privacidad y los términos y condiciones son lo mismo. ¡Te explicamos por qué!

Políticas de privacidad vs. Términos y Condiciones

En primer lugar, los términos y condiciones son un acuerdo básico entre el sitio web y el usuario en un ámbito global. Por ejemplo, en el caso de un ecommerce, los TyC son los costos de envío, tiempos de entrega, impuestos, entre otros.

Por otro lado, la política de privacidad son los tratamientos que se le dan a los datos del usuario que tienen algún tipo de interacción con el sitio web. Es el caso de la manera cómo se recopilan, dónde se almacenan, por qué se guardan, con qué fin, si se comparten o no, y más.

¿Cómo se compone una política de privacidad?

Teniendo en cuenta que todos los datos de los usuarios son de carácter personal, incluidos, información numérica, alfabética, fotos, audios y cualquier tipo de información sensible, es necesario entender que una buena política de privacidad contiene:

1. Datos de los responsables del dominio

En ellos se incluye la información personal y de contacto del encargado del uso y mantenimiento de los datos recogidos por el sitio web.

Asimismo, la información suministrada por la notificación de ficheros de la Agencia de Protección de Datos en el caso de México o la Superintendencia de Industria y Comercio en Colombia.

2. Forma de contacto

Información para que cualquier usuario pueda ejercer sus derechos de privacidad, acceso, rectificación, cancelación y oposición, según los Derechos ARCO en México y la Ley de Protección de Datos Personales en Colombia.

3. Finalidad del uso de datos

Deben estar contemplados toda la información sobre el objetivo y el tratamiento de los datos, así como sus responsables. A su vez, se debe especificar el porqué del uso de la información y el tiempo.

4. Cesión o transmisión

Seguro has escuchado o leído sobre esto últimamente y es que la posibilidad que tienen las aplicaciones y sitios web para compartir datos personales de sus usuarios es un hecho muy delicado.

Aquí debe estar muy especificado si tus servicios, web o app comparten los datos de los usuarios con terceros y por qué.

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5. Responsabilidades del usuario

Así como el usuario tiene derecho, también tiene deberes. En este punto se plantean todas las limitaciones que tienen las personas para usar, transmitir y divulgar los servicios e información de tu empresa, sitio o aplicación.

Todo esto tiene que estar acompañado de una filosofía corporativa o de trabajo que garantice el cumplimiento de todas las leyes del pais en los que opera el sitio web en cuanto a la seguridad de datos.

¿Cuál es la importancia de una buena política de privacidad?

Ahora bien, con el concepto de la política de privacidad bien definido, es importante resaltar que este tipo de protección de datos no solo es importante, es sumamente necesario, a continuación, te contamos por qué.

En Colombia, la Delegatura para la Protección de Datos Personales, tiene como objetivo verificar que cada empresa con actividad y presencia en el país cumpla con la Ley de Habeas Data.

Y, si se comprueba que una organización está violando esta ley, pueden llegar a imponerse sanciones de más de US$ 350.000.

Por otro lado, en México, empresas que omitan el uso de avisos de privacidad como lo dicta el artículo 16 de la Ley Federal de Protección de Datos Personales, o transfieran las informaciones de su base de datos a terceros, podrían recibir multas de más de US$ 400.000.

Asimismo, el 25 de mayo de 2018, entró en vigor el General Data Privacy Regulation o la GDPR, un cúmulo de normas creadas y reglamentadas por la Unión Europea con el objetivo de controlar la manera en cómo las empresas obtienen, almacenan, administran y procesan los datos de los usuarios.

Seguro estarás pensando que no tiene “jurisdicción” en América Latina, pero sí, la GDPR tiene un impacto global.

Por ejemplo, si tu empresa trabaja con una estrategia de Marketing internacional, una gran parte de la base de tus contactos y clientes estará vigilada por esta ley.

Es importante que revises muy bien los componentes específicos de las leyes y regulaciones sobre la privacidad de datos de acuerdo con el país donde te encuentres o donde tenga presencia tu negocio.

¿Cómo realizar una buena política de privacidad en tu empresa?

Antes de crear una buena política de privacidad debes munirte de algunas informaciones.

Si no sabes cómo crear tu propia política de privacidad, sigue nuestros consejos:

(Video) Aprende hacer tu aviso de privacidad para tu empresa de una forma muy fácil y gratis!! (solo México)

1. Entiende tu modelo de negocio

No es nada recomendable copiar las políticas de privacidad de otros negocios, sin importar lo parecido que puedan ser.

Es necesario que definas muy bien el giro en el que estás y el tipo de información que es usada de los usuarios, ya que al final, estas varían de negocio a negocio.

Por ejemplo, los datos objetivos en un ecommerce, son muy diferentes a los necesarios en redes sociales.

2. Estudia la legislación del país

Cada nación tiene su ley para la protección de datos, tanto para Internet, como en el giro comercial, bancario, entre otros.

Si tu empresa se encuentra en el área financiera, por ejemplo, es necesario estudiar las leyes de comercio, del sector bancario y protección al consumidor.

3. Analiza las preocupaciones de tus usuarios

Si conoces bien a tus usuarios, entonces sabrás cuáles son sus preocupaciones más importantes.

En este sentido, debes determinar bien el perfil de tu cliente promedio, para poder determinar los tipos de política de privacidad más adecuada para tu negocio.

4. Elabora un documento que sea claro y preciso

El lenguaje jurídico es muy difícil de entender por aquellos que no tienen conocimientos del área. Es esencial que tu mensaje sea claro y directo.

Evita mostrar términos muy rebuscados, terminología jurídica complicada e innecesaria. La política de privacidad debe poder ser entendida por cualquier persona. Asimismo, es necesario que sea transparente y objetiva.

5. Solo recopila y guarda lo estrictamente necesario

Cualquier obtención de datos que exceda las necesidades de tu modelo de negocio puede ser visto como una violación a las leyes.

Esto también involucra tu responsabilidad al guardarlos. Por ejemplo, si tienes una red social donde no se hacen transacciones financieras, ¿cuál sería el propósito de obtener y guardar datos de las tarjetas de crédito?

Con estos pasos ya puedes ir creando tu política de privacidad, de acuerdo con las necesidades de tu negocio. Pero ¿qué pasa con los requerimientos específicos de cada segmento?

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Creando una política de privacidad según el segmento de mercado

Política de privacidad para tiendas virtuales

Para una tienda virtual se debe redactar y aplicar ciertos parámetros donde se establezcan las leyes y medios de protección de datos, por ejemplo:

  • responsable del fichero y finalidad: toda la información de quién usa los datos y por qué, si se cuenta con una Inteligencia Artificial, entre otros.
  • Consentimiento: reconocimiento de la privacidad de los datos del usuario.
  • Derecho de los afectados: compromiso por respetar y facilitarles a las personas el ejercicio de sus derechos reconocidos por las leyes.
  • Medidas de seguridad: niveles de hermetismo y protección de datos personales.
  • Comunicaciones comerciales: derecho del usuario a no querer recibir más información sobre la actividad comercial de la marca.

Estos son los parámetros básicos que debe tener un ecommerce en su política de privacidad.

Política de privacidad para redes sociales

Las redes sociales son de las herramientas más usadas para atraer usuarios a las landing pages para generar leads para un negocio, pero ¿qué sabes sobre la protección de datos en ellas? ¡Aquí te enseñamos cuáles deben ser!

  • publicaciones: alcance de tu empresa para publicar comentarios, enlaces, imágenes o fotografías cuando el usuario sea parte de su red.
  • Concursos: delimitar el derecho para realizar promociones y concursos y las reglas para los mismos.
  • Publicidad: las posibilidades de que tu organización haga uso de estas plataformas para realizar estos servicios de anuncios.

Como ves, cada tipo de negocio tiene sus necesidades y responsabilidades en cuanto a la protección de datos personales y uso de plataformas para con su audiencia.

Para que garantices siempre el cumplimiento de las leyes y regulaciones, te invitamos a estudiar las correspondientes a tu sector, localidad y país.

Ejemplos de políticas de privacidad que te pueden inspirar

Si bien dijimos que eso de copiar y pegar no es bueno para la política de privacidad, sí es cierto que puedes tomar inspiración de los grandes. Te enseñamos qué están haciendo las compañías más exitosas en este campo.

Uber

Las políticas de privacidad de Uber se estructuran de la siguiente manera:

  • introducción: donde hablan sobre el compromiso de la empresa de mantenerte seguro.
  • Descripción general: aquí informan cómo Uber y sus afiliados usan tus datos personales, ya sean otros usuarios, conductores, clientes, entre otros.
  • Recopilación de datos: te muestran qué datos recopilan, como perfil de usuario, verificación de antecedentes, datos demográficos y más. Además de cómo los usan, cómo los transmiten y la forma cómo usan las cookies.
  • Transparencia: la manera en cómo el usuario puede acceder y controlar sus datos.
  • Actualizaciones: aviso de que en cualquier momento pueden renovar sus políticas de privacidad.

Uber es una de las líderes del sector tecnológico y de movilidad en muchos países de nuestra región, por lo que puede ser fuente de inspiración para cualquiera.

Google

El gigante tecnológico tiene una base de datos inmensa y una cantidad interminable de interacciones con usuarios en todos los países del mundo.

Así ellos estructuraron su política de privacidad:

  • introducción: el objetivo de la política.
  • Información que recoge: tipo de datos y el fin de recopilar la información.
  • Controles de privacidad: controles que le permiten a los usuarios gestionar sus datos.
  • Transmisión de información: las posibilidades que tiene el usuario de compartir su información y aquellos datos que Google comparte con otros.
  • Conversación de datos: qué datos se almacenan y por qué.
  • Eliminar la información: Google permite que exportes y elimines tus datos de sus servidores.

Asimismo, dentro de sus políticas se agregan informaciones sobre cumplimiento y cooperación de las regulaciones, prácticas de privacidad y el marco de referencia de datos.

Conclusión

La política de privacidad es un aspecto fundamental de la transformación digital.

(Video) 🏅 Cómo crear un Aviso de Privacidad para Páginas Web

El cuidado de los datos personales de los usuarios, principalmente, con la consolidación de las Leyes Nacionales sobre este ámbito, han puesto las directrices para que todas las empresas adopten y apliquen sus propios términos.

Y hablando del mundo digital, ¿sabes lo que es la certificación SSL? Conoce cómo puede ser importante para garantizar una conexión segura para tus visitantes.

FAQs

¿Cómo hacer las políticas de una empresa ejemplos? ›

Ejemplos de lo que son las políticas en una empresa
  • hacer cursos de capacitación.
  • brindar apoyos a la comunidad.
  • no brindar apoyo a la corrupción.
  • brindar precios accesibles al público.
  • formar líderes de trabajos para que guíen a los demás.
  • brindar un entorno amigable, solidario y positivo para los empleados.

¿Cómo hacer en tu empresa el aviso de privacidad? ›

El decálogo cumplidor Para cumplir con la ley, esto es lo que debes hacer:
  1. Reconoce que eres responsable. ...
  2. Identifica las actividades y/o procedimientos en los que utilizas dichos datos personales.
  3. Identifica cómo obtienes los datos personales. ...
  4. ¿Cuál es el flujo de los datos?
3 Dec 2013

¿Cómo se hace una política? ›

Pasos para crear la políticas de empresa
  1. Paso 1: Proyectar y desarrollar las políticas, en las cuales se atiende a la necesidad, la utilidad y su redacción.
  2. Paso 2: Aprobación de las políticas. ...
  3. Paso 3: Difundir las políticas de la empresa. ...
  4. Paso 4: Mantener la aplicación, el cumplimiento y la vigencia de las políticas.
30 Jan 2018

¿Qué debe contener un manual de políticas? ›

Manuales de políticas y procedimientos | Contenido esencial para un manual
  • Portada.
  • Índice.
  • Bitácora de revisiones y modificaciones al manual de políticas y. procedimientos.
  • Plan de calidad (opcional cuando en la organización existe un. ...
  • Organigrama.
  • Perfiles de puesto.
  • Descripciones de puesto.
  • Políticas.
8 Jun 2021

¿Cómo hacer un manual de políticas? ›

1 – La estructura
  1. Términos y definiciones.
  2. Identidad de la organización. 2.1- Misión. ...
  3. Certificaciones Sistema de Gestión.
  4. Política de Calidad.
  5. Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad.
  6. Procedimientos de Calidad.
  7. Documentación de los Procedimientos de Calidad.
  8. Interacción de los procesos.
22 Feb 2018

¿Qué es un aviso de privacidad ejemplo? ›

El aviso de privacidad tendrá por objeto informar al titular sobre los alcances y condiciones generales del tratamiento de sus datos personales, a fin de que esté en posibilidad de tomar decisiones informadas sobre el uso de su información personal y, en consecuencia, mantener el control y disposición sobre ella.

¿Cuáles son los tipos de aviso de privacidad? ›

¿Cuáles son las modalidades del aviso de privacidad? La Ley, su Reglamento y los Lineamientos reconocen y desarrollan tres modalidades del aviso de privacidad: integral, simplificado y corto, así como las reglas generales para la aplicación de las mismas.

¿Qué es la politica de privacidad de una empresa? ›

Una política de privacidad (privacy policy) es una presentación por escrito de todas las medidas que aplica una empresa u organización para garantizar la seguridad y el uso lícito de los datos de los usuarios o clientes que recoge en el contexto de la relación comercial.

¿Qué contiene la política de privacidad? ›

Una política de privacidad (privacy policy) es una presentación por escrito de todas las medidas que aplica una empresa u organización para garantizar la seguridad y el uso lícito de los datos de los usuarios o clientes que recoge en el contexto de la relación comercial.

¿Cuáles son las políticas de la empresa? ›

Las políticas de una empresa son el conjunto de normas internas que se diseñan para regular y delimitar las reglas de conducta dentro de una organización. Describen las responsabilidades tanto de los empresarios y altos cargos como de los empleados en todos los niveles jerárquicos.

¿Qué son las políticas de uso y privacidad? ›

¿Qué es la política de privacidad? Hace referencia a un documento que contiene los procedimientos y prácticas adoptados en una página, para brindarle al usuario confianza respecto al manejo de sus datos.

¿Quién hace las políticas de una empresa? ›

En esta etapa, los responsables de cada negocio diseñan la política de empresa en función de sus objetivos, sus valores empresariales y su identidad. Para ello, se elabora un plan en el que se determinan los recursos y medios disponibles.

¿Cómo hacer una política de seguridad? ›

Una política de Seguridad es un documento viviente que necesita ser actualizado regularmente para incluir los cambios en su negocio, en la tecnología, y en las regulaciones de cumplimiento. Establezca una fecha en la que volverá a evaluar su política. Además, necesita determinar cómo auditar a su compañía.

¿Cómo hacer una política de seguridad y salud en el trabajo? ›

La política de seguridad y salud en el trabajo (SST) de la organización deberá incluir como mínimo los siguientes objetivos sobre los cuales la empresa deberá expresar su compromiso: Identificar todos los peligros, evaluar y valorar los riesgos. Debe establecer los respectivos controles.

¿Cómo se hace un procedimiento? ›

El diseño adecuado de un Procedimiento consta de varias fases, que podríamos resumir en: Definición y Relevamiento, Redacción, Aprobación, Puesta en Marcha y Ajuste. DEFINICIÓN Y RELEVAMIENTO: Para recabar la información general del procedimiento, se entrevista a los que participan en la ejecución del mismo.

¿Cuáles son las normas administrativas de una empresa? ›

Una norma empresarial es una norma que impone una estructura o controla el comportamiento de una práctica empresarial. Una regla puede aplicar una política de empresa, establecer directrices comunes en una organización o controlar el acceso en un entorno empresarial.

¿Cómo deben ser las políticas de una empresa? ›

Por tanto, se puede afirmar que la política de empresa engloba:
  • Normas, criterios, guías, pautas, condiciones, etc.
  • Filosofía corporativa, armonización y unidad.
  • Valores.
  • Procedimientos, ayudas a la acción.
  • Medios, fines.
  • Largo plazo.
  • Visión de sí misma.
  • Lugar que ocupa en el entorno.
1 Mar 2019

¿Cuáles son las políticas de la empresa Coca Cola? ›

El compromiso de entregar productos de calidad,

Estándares Globales: ejecución consistente por parte de nuestra Compañía, nuestros proveedores y nuestros socios embotelladores. Compromiso: asegurar que nuestros productos y servicios cumplan o excedan las expectativas de nuestros clientes, consumidores y otros socios.

¿Cuáles son las políticas de la empresa? ›

Las políticas de una empresa son el conjunto de normas internas que se diseñan para regular y delimitar las reglas de conducta dentro de una organización. Describen las responsabilidades tanto de los empresarios y altos cargos como de los empleados en todos los niveles jerárquicos.

¿Qué son las políticas corporativas ejemplos? ›

Políticas Corporativas
  • Principios del Pacto Global de las Naciones Unidas.
  • Código de Conducta de proveedores.
  • Política de Responsabilidad social.
  • Política de prevención Lavado de Activos y prevención y financiación del terrorismo.
  • Política de sostenibilidad del Medio ambiente.
  • Política de seguridad informática.

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Author: Melvina Ondricka

Last Updated: 10/24/2022

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